Claves para la Organización de un Evento

Un Evento Empresarial es un acto que reúne asistentes vinculados con elsector de producción de la empresa convocante o con sectores relacionados. Debido a que se trata de un acto en el que se llevan a cabo diversas acciones que tienen que ver con la actividad de la empresa convocante, se debe entender como mucho más que una reunión social. Es decir, constituye una acción concreta y muy bien planificada, que debe estaralineada con la estrategia de marketing de la compañía.

Los Objetivos de los Eventos Empresariales pueden variar según su naturaleza y la intención de la entidad que convoca. Sin embargo, en la mayoría de los casos, el objetivo u objetivos principales suelen estar en concordancia con alguna de las siguientes estrategias: 

• Presentar nuevos productos o servicios. 
• Hacer el lanzamiento de la empresa o de alguna de sus marcas. 
• Motivación y/o capacitación del personal de la compañía. 
• Mejorar el sentido de pertenencia a la empresa. 
• Homenajear a empleados o clientes.
• Conmemorar fechas, especialmente relacionadas con la historia de la compañía. 

Un evento empresarial puede tener múltiples beneficios, si cuenta con una buena organización. 

Lograr un evento de alta calidad que proporcione un gran reconocimiento para tu empresa, es una de las claves para dejar huella en las personas a través de experiencias únicas y originales. 

La Organización de un Evento Empresarial se trata de estructurar y construir diversas actividades que cautiven a los clientes, desarrollando ideas que apoyen el objetivo de dar a conocer tu marca y de paso proporcionen un fuerte impulso a los productos y servicios que tu compañía ofrece. 

Empresas de todo el mundo y de todas las dimensiones, utilizan la organización de eventos como herramienta de marketing para consolidar y extender su comunidad. 

De esta manera, es importante definir los elementos que garanticen la creación de un plan sólido, viable y sostenible, al realizar un evento empresarial. 

A continuación, presentamos una ruta muy completa y práctica, que te indica las claves para organizar y desarrollar un evento empresarial de alto impacto: 

1. Definir las metas y los objetivos:

Es importante identificar el propósito y la razón para planificar el evento. 

Esta es la razón que motiva a planificar el evento en primera instancia. 

¿Qué se está buscando?

• Impulsar nuevas ventas
• Apoyar el lanzamiento de un producto
• Aumentar el reconocimiento de la marca
• Capacitación del RH
• Actividades de Bienestar

• Una combinación de múltiples objetivos en un mismo evento 

Con las metas y objetivos establecidos, se crea un alcance preliminar del evento; ese alcance debe ofrecer detalles importantes y señalar cómo se logrará el cumplimiento de los objetivos propuestos, tales como:

• Fechas: marco temporal para el evento.
• Asistentes: tipo y número aproximado 
• Localización.  Ubicación geográfica determinando si es de orden local, nacional o internacional.
• Tipo de evento. Lanzamiento de marca o producto, formativo, celebración, conferencia, feria, entre otros. 

Al desarrollar los objetivos y el alcance del proyecto preliminar se puede avanzar hacia las siguientes etapas de planificación. 

2. Establecer el presupuesto para el evento:

• La creación del presupuesto es un paso esencial en la planificación del evento que ayuda a aclarar otros aspectos del plan.  Establecer un presupuesto con anticipación ayuda a lograr mejores resultados; es importante actualizarlo a medida que se finaliza cada etapa, para mantener la previsión de los gastos.
• Se requiere empezar a planificar los precios de los productos o servicios con el fin de comprender cómo se distribuirá dicho presupuesto. Una propuesta es la siguiente:

1. Marketing y promoción (30%)
2. Conferencistas y talentos (30%),
3. Recursos para ambientación y ejecución (35%)
4. Imprevistos (5%)

• A medida que el plan se solidifique, se deben revisar los gastos manteniendo el presupuesto asignado y reflejando los cambios o actualizaciones realizadas. 

3. Conformar un Equipo Líder:

Para eventos pequeños, es posible que únicamente una o dos personas estén a cargo del manejo de todas las tareas programadas. Sin embargo, para eventos de mayor dimensión, es necesario un equipo organizador para ejecutar la producción y realización del mismo. 

Por ello es importante designar los roles desde el principio, con el fin de garantizar la responsabilidad de todos los miembros del equipo, quienes deben suministrar sus informes de gestión al director(a) del proyecto en los tiempos señalados. 

• Project Manager: es quien supervisa a todos los miembros que se mencionan a continuación. Esta persona es, en última instancia, la responsable de la ejecución del evento. Gestiona el presupuesto, impulsa la estrategia y toma decisiones de alto nivel.
• Coordinador(a): es la persona responsable de la coordinación del evento; mantiene el contacto principal entre la empresa y los proveedores, los patrocinadores y el personal participante en cada actividad planeada; también gestiona tareas referentes con la seguridad, los registros de video y fotografía y el catering. 
• Planificador(a): es la persona encargada de liderar el desarrollo de la agenda; trabaja con los ponentes y se asegura de que la programación esté actualizada y se comunique a las partes de manera adecuada y oportunamente. Además, coordina las reuniones previas al evento y conecta a los asistentes entre sí.

• Diseñador(a) creativo(a) Marketing y Comunicaciones: los responsables del diseño creativo reúnen todo el diseño visual para materiales impresos y web: horarios, banners, publicidad y señalización. Además, se encargan de hacer llegar el anuncio del evento a las personas indicadas. Crean ofertas y estrategias medibles para impulsar las inscripciones al evento, se comunican con los inscritos y gestionan toda la comunicación en redes sociales y medios digitales. 
• Gestor de Patrocinios: este miembro del equipo trabaja para trazar espacios de stand, vender oportunidades de patrocinio, mantener relaciones con patrocinadores y explorar las relaciones con organizaciones empresariales y comunitarias, teniendo en cuenta el propósito del evento.

4. Desarrollar la marca del evento:

Elementos como: nombre, lema, diseño del sitio web y apariencia del lugar, constituyen la marca del evento, la cual, a su vez le da la personalidad y el brillo propio al mismo. Además, una marca de evento bien desarrollada, proporciona una visión sólida y ayuda a orientar la dirección del evento. Por ello, es importante tener en cuenta que el evento debe reflejar la marca de la empresa o empresas participantes, pero con un sello propio. Además, esta marca posicionará en el mercado al evento y, por ende, a su organizador.

• Nombre del evento: debe reflejar la visión del evento.
• Lema:  debe contar el propósito por el cual fue creado el evento.
• Logo: debe poseer los colores y tipografía en coherencia con todos los puntos de contacto relacionados con el nombre y el lema. 

• Decoración del lugar, banners y post publicitarios, tarjetas de convocatoria e invitación y toda la señalización, son elementos individuales que deben unirse para respaldar la historia expresada en el evento. 

Con estos elementos de marca solidificados, se procede a instalar la oferta del evento en todas las plataformas, las redes sociales, los correos electrónicos, las entradas y el registro respectivo. 

5. Planificar el programa del evento:

Para elaborar el programa principal del evento, se debe tener el marco básico confirmado lo antes posible. Aunque no es crucial tener el programa finalizado antes de comenzar a promocionar el evento, dado que puede ser susceptible a realizar cambios en el horario; por ello es fundamental contar con una herramienta tecnológica que facilite la actualización rápida de la programación en el sitio web, para compartirla con los asistentes y evitar confusiones de última hora. 

6. Confirmar patrocinadores, expositores y ponentes:

Al organizar un evento, es importante involucrar a otros para compensar los costos y mostrar múltiples voces de participación. Los patrocinadores, expositores y ponentes, son los medios para añadir valor a favor de los asistentes y también permiten equilibrar la inversión del evento. 

7. Identificar y seleccionar herramientas tecnológicas:

Al planificar un evento, se requiere identificar las necesidades tecnológicas y los plazos de implementación. Ciertas tecnologías deberán implementarse mucho antes del evento, mientras que otras pueden posponerse hasta que se acerque la fecha de realización del mismo. En este sentido, se sugiere emplear los siguientes recursos:  

• Registro y venta de entradas: es importante elegir una plataforma con anticipación para poder promover el registro y enviar a los asistentes, el enlace del sitio web para el registro.

• Aplicación móvil: una aplicación móvil permite a los asistentes acceder a los horarios, crear una agenda personalizada, interactuar con otros asistentes y mucho más. Esta es una herramienta muy valiosa para fomentar un entorno informado y participativo, ya sea de forma virtual o en persona.
• Transmisión o grabación en vivo: las sesiones de streaming son una excelente manera de conectarse y ampliar el alcance del evento. La grabación de sesiones es otra forma de ampliar el alcance del evento y anima la conversación a continuar mucho más allá del evento físico. 
• Herramientas de participación: resulta muy atractivo incorporar tecnologías en el lugar, como un muro de redes sociales o herramientas de gamificación que alienten a los asistentes a involucrarse más en el evento. 

8. Crear un plan de marketing y promoción: 

Al crear un plan de marketing, es imprescindible establecer metas y objetivos específicos de marketing. De manera similar a los objetivos generales del evento, establecer objetivos de marketing específicos es una forma de garantizar que todos los esfuerzos se realicen hacia resultados medibles.

9. Recolectar datos y evaluar el evento:

Una vez que finaliza el evento, se requiere cuantificar el éxito del mismo, con el fin de comprender el sentimiento y la satisfacción de los asistentes, a través de:

• Encuestas de eventos: una forma de medir el logro obtenido es por medio de los comentarios de los asistentes. Sin embargo, con las encuestas, se puede evidenciar la percepción que tienen los asistentes respecto del 

evento en general, lo cual permite identificar aspectos positivos y aspectos a mejorar para una próxima versión. 

• Repercusión online: se deben monitorear las interacciones de los seguidores, antes, durante y después del evento para captar tendencias y revisar los elogios, quejas y sugerencias presentadas por la audiencia, a través de los medios virtuales de difusión. 

Al seguir la ruta descrita anteriormente, cabe destacar que también intervienen factores como: la iluminación, el sonido y las pantallas, los cuales son elementos básicos en cualquier evento, pero existen un sinfín de opciones tecnológicas que pueden ayudar a generar un ambiente único para tu evento que lo diferencie del resto y lo destaque; además, juegan un papel imprescindible en las experiencias que tendrán los asistentes, pues definitivamente conllevan a que tu evento sea memorable y cumpla a cabalidad el propósito para el cual fue creado. 

En conclusión, la celebración de Eventos Empresariales se traduce en importantes ventajas económicas y estratégicas para las compañías y, aunque implican un gasto adicional, gracias a todos sus beneficios, deben concebirse como una inversión y no como un simple desembolso. 

Así que, ¡éxitos en la organización de tu próximo Evento Empresarial!